Planungshilfen für Ihr Event
Wer eine große Veranstaltung plant, muss an vieles denken. Ort, Kosten, Ausstattung, Technik, Personal – all das muss präzise kalkuliert werden, damit alle Gäste versorgt und der budgetäre Rahmen nicht gesprengt wird. Mit der nachfolgenden Checkliste geben wir Ihnen ein paar Planungshilfen für Ihr Event und eine erste Orientierung, an was alles zu denken ist, damit Ihr Fest auch ein Erfolg wird.
Der Veranstaltungsort
Eine feierliche Preisverleihung? Ihr Firmenjubiläum? Was auch immer Sie vorhaben, die gewählte Eventlocation sollte formal zur Veranstaltung passen. Sollten Sie einen Veranstaltungsort ins Auge gefasst haben – z. B. einen Saal, einen Park oder ein Clubhaus, sollten Sie auf jeden Fall nachfragen, ob die Location einen Catering-Service mit einschließt. Manche Anbieter haben nämlich ihre eigenen Caterer und erlauben keinen externen Zulieferer. Gerne machen wir Ihnen einen passenden Location-Vorschlag.
Budget
Wie kalkuliert man eine Veranstaltung? Sind die gewünschten Leistungen innerhalb des geplanten Budges möglich? Braucht der Caterer eine Anzahlung? Wichtige Fragen, die wir Ihnen schnell beantworten können. Was die Anzahlung betrifft: Sofern keine außerordentlichen Anschaffungen notwendig sind und sich der Budgetrahmen für Essen, Getränke und Service unter 5.000 Euro bewegt, ist eine Anzahlung bei uns nicht erforderlich. Als Berechnungsgrundlage dient entweder eine bestimmte Anzahl Gäste oder eine bestimmte Anzahl Portionen. In der Regel erstellen wir auf der Grundlage eines Erstgesprächs eine grobe Kostenkalkulation und arbeiten im 2. Step mit Ihnen gemeinsam so lange daran, bis Sie sich in unserem Angebot wiederfinden. Eine letzte endgültige Personenzahl, welche für die Kostenkalkulation bindend ist, ermitteln wir eine Woche vor der Veranstaltung.
Verbindliche Absprachen
Reservierung bei externen Zulieferern werden zwei Wochen, Lebensmittelbestellungen ca. eine Woche vor Ihrer Veranstaltung getätigt. Eine Stornierung des Caterings muss also entsprechend früh stattfinden, damit keine Gebühren anfallen. Bitte haben Sie Verständnis, wenn wir etwaige Kosten in Rechnung stellen müssen. Die genauen Stornierungskonditionen entnehmen Sie bitte unseren AGBs.
Ausstattung und Equipment
Tische, Stühle, Tischdecken, Dekoration, Geschirr, Besteck – je nach Veranstaltungsgröße muss die Ausstattung entsprechend kalkuliert werden. Der übliche Weg: Wir kümmern uns darum. Gerne zeigen wir Ihnen unser Equipment und schlagen Ihnen auch in Bezug auf die Farbwahl ein paar Ideen vor, die zum Veranstaltungskonzept passen. Sie haben besondere Wünsche? Gerne vermitteln wir Ihnen beispielsweise auch Kontakte bezüglich Entertainment inklusive der dazugehörigen Technik.
Sie haben Fragen oder brauchen Support für Ihre Planung und Durchführung eines Events? Rufen Sie uns einfach an unter Tel.: 02131 /20 5 25 – 0.